Le processus achat/vente : du devis au règlement

Le processus d’achat comprend 7 étapes :
1. L’achat doit répondre à un besoin exprimé par un utilisateur dans l’entreprise.
2. La recherche des fournisseurs à l’aide d’annuaires professionnels, d’Internet, de fichier fournisseurs…
3. La négociation.
4. Une fois le fournisseur sélectionné, la commande est passée à l’aide d’un bon de commande.
5. La commande est suivie (ex : respect du délai de livraison) avec une fiche de suivi.
6. La commande est réceptionnée, contrôlée et stockée grâce au bon de livraison et la fiche de stock.
7. La facture du fournisseur est contrôlée et le règlement est effectué.

Le processus de vente démarre par la prise d’informations de l’éventuel client. Cette prise d’informations peut se faire par téléphone, fax, mail… avec parfois la demande d’un devis. La demande de devis est la 1ère étape du processus de vente. En cas d’acceptation du devis, s’enclenche la commande du client. Cette commande fait naître des droits et obligations pour chacune des parties.
La vente entraîne des échanges d'informations entre le fournisseur et le client. Ces échanges sont matérialisés par les documents commerciaux suivants :

- Le bon de commande : ce document contient des informations sur le prix, les quantités, les conditions et les délais de livraison.
- Le bon de livraison est un document établi par le fournisseur et remis au client au moment de la livraison des produits. Il ne comporte pas de prix.
- Le bon de réception est souvent un double du bon de livraison ; il doit être signé par le client pour prouver que la livraison a été effectuée.
- La facture.
- Le règlement.

Une pièce justificative en comptabilité est le document déclenchant l’enregistrement comptable de l’opération. Dans le processus achat/vente, la facture déclenche l’écriture comptable. Le bon de commande, le devis et le bon de livraison ne sont pas des pièces justificatives.

La comptabilité française considère que les achats (marchandises, matières premières, services…) appauvrissent immédiatement l'entreprise c'est à dire que la valeur du patrimoine de l'entreprise baisse. Peu importe, dans un premier temps, que ces achats soient réellement « consommés » ou pas. Cet appauvrissement est constaté par une charge dans le compte de résultat.

Le bilan donne la valeur du résultat mais n’explique pas sa formation. Le compte de résultat est un tableau détaillant le calcul du résultat. Dans la colonne de gauche se trouve les charges. Une charge représente un appauvrissement pour l'entreprise.

Au moment de la vente, il y a enrichissement de l'entreprise. Le patrimoine de l'entreprise augmente soit par une entrée d'argent soit par une créance. L'entreprise doit constater cet enrichissement en enregistrant un produit dans le compte de résultat (colonne de droite).
Un produit représente donc un enrichissement pour l'entreprise.
Le calcul du résultat, pour une période donnée, s'effectue en soustrayant les charges aux produits.
3 cas :
- Produits > Charges ► Bénéfice
- Produits < Charges ► Perte
- Produits = Charges ► Ni bénéfice, ni perte

Les opérations de règlement n'ont aucune incidence sur le résultat. Les incidences sont enregistrées au moment de la facturation. Au stade du règlement, le résultat ne peut être enregistré une deuxième fois.